Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 2.0 · Vigente desde el 8 de noviembre de 2026

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Sylkun S.A.S.
• NIT: 902065377
• Domicilio y dirección: Cra. 81A #13-57, Bogotá D.C., Colombia
• Correo electrónico: hola@sylkun.com
• Teléfono / WhatsApp: +57 300 543 5819
• Sitio web: sylkun.com

2. Marco legal y ámbito

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (que compila los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales en Colombia.

Aplica a los datos personales que Sylkun trata como Responsable a través de su sitio web, sus formularios, sus canales de atención, la plataforma Sylkun Suite y sus relaciones comerciales y contractuales.

Cuando Sylkun trata datos personales por cuenta de sus clientes (por ejemplo, los datos de los compradores que un cliente incluye en sus facturas, o los de sus empleados en el módulo de nómina), Sylkun actúa como Encargado del tratamiento. En ese caso el Responsable es el cliente, y la relación se rige por el Acuerdo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales, que hace parte de los Términos y Condiciones de Sylkun Suite.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos, de afiliación sindical, origen racial u orientación política.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado: quien trata datos personales por cuenta del Responsable.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es Responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

4. Principios

Sylkun aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos que tratamos, finalidades y tiempo de conservación

5.1 Personas que nos contactan (formulario, correo, WhatsApp o PQR)

• Datos: nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, número de identificación cuando se radica una PQR y el contenido de la solicitud.
• Finalidades: responder la solicitud, elaborar cotizaciones, hacer seguimiento a esa solicitud y atender peticiones, quejas y reclamos.
• Conservación: hasta 24 meses desde el último contacto, salvo que se convierta en una relación comercial. Las PQR se conservan durante el término necesario para atender eventuales reclamaciones o requerimientos de autoridades.

5.2 Usuarios y clientes de Sylkun Suite

• Datos: nombre, documento de identidad o NIT, razón social, correo, teléfono, dirección, datos de facturación, credenciales de acceso (la contraseña se almacena cifrada), registros de uso y actividad, historial de recargas y pagos (sin los datos completos de tarjetas, que gestiona la pasarela de pagos) y el certificado de firma digital del cliente con su contraseña, que se almacenan cifrados.
• Finalidades: crear y administrar la cuenta; prestar el servicio contratado; firmar y transmitir a la DIAN los documentos electrónicos que el cliente emite; gestionar recargas, pagos, facturación y cobro; dar soporte técnico; enviar notificaciones operativas (saldo, vencimiento del certificado, cambios en los términos, incidentes de seguridad); prevenir fraude y abuso; y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Conservación: durante la relación contractual y, después de terminada, durante 5 años para la información asociada a los documentos electrónicos emitidos, y durante el término legal aplicable a los libros y papeles de comercio para la información contable y tributaria de Sylkun.

5.3 Clientes de servicios a la medida

• Datos: datos de contacto de los representantes y empleados del cliente y la información necesaria para ejecutar el contrato (desarrollo, consultoría, hosting, soporte o ciberseguridad).
• Finalidades: ejecutar el contrato, facturar, dar soporte y cumplir obligaciones legales.
• Conservación: durante el contrato y el término legal aplicable a los papeles de comercio.

5.4 Visitantes del sitio web

• Datos: registros técnicos del servidor (dirección IP, navegador, fecha y hora de acceso) y tus preferencias de cookies.
• Finalidades: seguridad, prevención de abuso y funcionamiento del sitio. Más detalles en la Política de Cookies.
• Conservación: los registros técnicos se conservan por un máximo de 12 meses.

5.5 Comunicaciones comerciales

Solo enviamos información comercial o publicitaria a quien lo haya autorizado de forma expresa, por los canales autorizados y dentro de los horarios previstos en la Ley 2300 de 2023: lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin contactos en domingos ni festivos. Puedes retirar esta autorización o cambiar los canales autorizados en cualquier momento escribiendo a hola@sylkun.com.

5.6 Datos sensibles y de menores de edad

• A través del sitio web y del módulo de facturación no solicitamos datos sensibles.
• Si un servicio requiere datos sensibles (por ejemplo, el módulo de nómina, que puede incluir información de seguridad social o incapacidades), esos datos los carga el cliente como Responsable y Sylkun los trata solo como Encargado, con medidas de seguridad reforzadas. Cuando Sylkun solicite directamente un dato sensible, te informará que no estás obligado a suministrarlo.
• No recolectamos intencionalmente datos de niños, niñas y adolescentes. Si identificamos que se recibieron sin la autorización de su representante legal, los suprimiremos.

6. Autorización

Sylkun solicita tu autorización de manera previa, expresa e informada, a más tardar al momento de recolectar el dato, mediante casillas de aceptación en sus formularios y en el registro de la plataforma, o por cualquier otro medio que permita su consulta posterior. Sylkun conserva prueba de la autorización, incluyendo la fecha y la versión de esta política aceptada.

No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales.

7. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular puedes:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Sylkun.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
6. Acceder en forma gratuita a tus datos personales.

8. Área responsable de la atención de consultas y reclamos

El Área de Protección de Datos Personales de Sylkun S.A.S. es la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares.

• Correo: hola@sylkun.com, con el asunto «Protección de datos personales – [Consulta | Reclamo | Actualización | Supresión | Revocación]».
• Formulario: sylkun.com/pqr, que te asigna un número de radicado.
• Teléfono / WhatsApp: +57 300 543 5819, para orientación. Las solicitudes formales se radican por correo o por el formulario de PQR.
• Dirección: Cra. 81A #13-57, Bogotá D.C.

9. Procedimiento para ejercer tus derechos

La solicitud debe incluir: tu nombre completo y número de identificación; el correo o la dirección donde quieres recibir la respuesta; una descripción clara de lo que solicitas; y, si aplica, los documentos de soporte. Si la presenta un tercero, debe acreditar que es tu representante o apoderado.

• Consultas: se responden en un máximo de 10 días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, te informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
• Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocación o presunto incumplimiento): se responden en un máximo de 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si el reclamo está incompleto, te pediremos subsanarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá que desististe. Si no es posible responder en el plazo, te informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).
• Mientras se resuelve un reclamo, el dato se marcará como «reclamo en trámite».
• La supresión o revocación no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos, por ejemplo mientras tengas una cuenta activa o durante los plazos de conservación de documentos electrónicos.

10. Encargados y transmisiones de datos

Para prestar sus servicios, Sylkun se apoya en proveedores que actúan como Encargados y tratan datos únicamente por cuenta de Sylkun y bajo sus instrucciones:

Mercado Pago procesa los pagos de las recargas como responsable independiente de los datos de pago que le entregas directamente. Sylkun no recibe ni almacena los números completos de tus tarjetas.

Si nos escribes por WhatsApp, la conversación se tramita a través del servicio de Meta, que también puede almacenar datos fuera de Colombia.

Estados Unidos y los países de la Unión Europea están incluidos por la SIC entre los países con un nivel adecuado de protección de datos. En todo caso, Sylkun exige a sus Encargados medidas de seguridad y confidencialidad y verifica sus condiciones contractuales de protección de datos.

Sylkun no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales. Solo los comparte con autoridades cuando una norma o una orden lo exige.

11. Seguridad de la información

Sylkun aplica medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo, entre ellas: cifrado en tránsito (HTTPS), cifrado de contraseñas y de los certificados de firma digital, acceso a la información restringido al personal que la necesita, compromisos de confidencialidad y copias de respaldo.

Si se presenta un incidente de seguridad que afecte datos personales, Sylkun lo informará a la SIC conforme al literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a los titulares o clientes afectados, sin dilación indebida.

12. Vigencia de la política y de las bases de datos

Esta política rige desde el 8 de noviembre de 2026 y reemplaza la versión del 29 de septiembre de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras Sylkun S.A.S. realice las actividades descritas y durante los plazos de conservación indicados en la sección 5.

Cualquier cambio sustancial se comunicará a los titulares por correo electrónico o mediante un aviso visible en el sitio web antes de aplicarse. Las versiones anteriores están disponibles por solicitud a hola@sylkun.com.

13. Documentos relacionados

• Aviso de Privacidad
• Política de Cookies
• Términos y Condiciones de Sylkun Suite
• Acuerdo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales
• Términos de Servicios a la Medida
• Peticiones, quejas y reclamos (PQR)